Korruptionsbekämpfung
Grundsatzerklärung
1.1 Es ist unsere Politik, alle unsere Geschäfte auf ehrliche und ethische Weise zu führen. Wir tolerieren Bestechung und Korruption nicht und verpflichten uns, bei all unseren geschäftlichen Transaktionen und Beziehungen professionell, fair und integer zu handeln, wo immer wir tätig sind, und wirksame Systeme zur Bekämpfung von Bestechung einzuführen und durchzusetzen.
1.2 Wir werden alle Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption in allen Ländern, in denen wir tätig sind, einhalten. Wir bleiben jedoch an die Gesetze des Vereinigten Königreichs, einschließlich des Bribery Act 2010, in Bezug auf unser Verhalten im In- und Ausland gebunden.
1.3 Der Zweck dieser Politik ist es,:
1.3.1 unsere Verantwortlichkeiten und die unserer Mitarbeiter bei der Einhaltung unserer Haltung zu Bestechung und Korruption darlegen; und
1.3.2 Bereitstellung von Informationen und Anleitungen für unsere Mitarbeiter, wie sie Bestechung und Korruption erkennen und damit umgehen können.
1.4 Bestechung und Korruption werden für Einzelpersonen mit bis zu 10 Jahren Haft bestraft, und wenn wir der Beteiligung an Korruption überführt werden, drohen uns eine unbegrenzte Geldstrafe, der Ausschluss von Ausschreibungen für öffentliche Aufträge und eine Schädigung unseres Rufs. Wir nehmen daher unsere rechtliche Verantwortung sehr ernst.
1.5 In dieser Richtlinie bezeichnet der Begriff „Dritte“ alle Personen oder Organisationen, mit denen Sie im Rahmen Ihrer Arbeit für uns in Kontakt kommen, einschließlich tatsächlicher und potenzieller Kunden, Lieferanten, Vertriebshändler, Geschäftskontakte, Vertreter, Berater sowie staatliche und öffentliche Einrichtungen, einschließlich deren Berater, Vertreter und Beamte, Politiker und politische Parteien.
2. Wer ist durch die Police gedeckt?
Diese Richtlinie gilt für alle Personen, die auf allen Ebenen und in allen Besoldungsgruppen arbeiten, einschließlich leitender Angestellter, leitender Angestellter, Direktoren, Mitarbeiter (unbefristet, befristet oder zeitlich befristet), Berater, Auftragnehmer, Praktikanten, abgeordnete Mitarbeiter, Heimarbeiter, Gelegenheitsarbeiter und Leiharbeiter, Vertriebspartner, Freiwillige, Praktikanten, Vertreter, Sponsoren oder andere Personen, die mit uns oder einer unserer Tochtergesellschaften oder deren Mitarbeitern in Verbindung stehen, unabhängig davon, wo sie sich befinden (in dieser Richtlinie zusammenfassend als Mitarbeiter bezeichnet).
3. Was ist Bestechung?
Eine Bestechung ist ein Anreiz oder eine Belohnung, die angeboten, versprochen oder gewährt wird, um einen geschäftlichen, vertraglichen, gesetzlichen oder persönlichen Vorteil zu erlangen.
Beispiele:
3.1 Angebot einer Bestechung
Sie bieten einem potenziellen Kunden Eintrittskarten für ein großes Sportereignis an, aber nur, wenn er sich bereit erklärt, mit uns Geschäfte zu machen.
Dies wäre eine Straftat, da Sie das Angebot machen, um einen kommerziellen und vertraglichen Vorteil zu erlangen. Wir können auch für schuldig befunden werden, eine Straftat begangen zu haben, weil das Angebot gemacht wurde, um Geschäfte für uns zu machen. Es kann auch eine Straftat sein, wenn der potenzielle Kunde Ihr Angebot annimmt.
3.2 Entgegennahme einer Bestechung
Ein Lieferant gibt Ihrem Neffen einen Job, macht aber deutlich, dass er im Gegenzug erwartet, dass Sie Ihren Einfluss in unserem Unternehmen nutzen, um sicherzustellen, dass wir weiterhin mit ihm Geschäfte machen.
Es ist eine Straftat, wenn ein Anbieter ein solches Angebot macht. Es wäre eine Straftat, wenn Sie das Angebot annehmen würden, da Sie sich dadurch einen persönlichen Vorteil verschaffen würden.
3.3 Bestechung eines ausländischen Beamten
Sie veranlassen, dass das Unternehmen eine zusätzliche Zahlung an einen ausländischen Beamten leistet, um einen Verwaltungsvorgang zu beschleunigen, z. B. die Abfertigung unserer Waren durch den Zoll.
Der Straftatbestand der Bestechung eines ausländischen Amtsträgers ist erfüllt, sobald das Angebot unterbreitet wird. Der Grund dafür ist, dass sie uns einen geschäftlichen Vorteil verschaffen soll. Wir können auch wegen einer Straftat verurteilt werden.
4. Geschenke und Gastfreundschaft
4.1 Diese Politik verbietet nicht die übliche und angemessene Bewirtung von oder durch Dritte (sowohl die Gewährung als auch die Annahme).
4.2 Die Vergabe von Geschenken ist nicht verboten, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
4.2.1 sie nicht in der Absicht erfolgt, einen Dritten zu beeinflussen, um ein Geschäft oder einen geschäftlichen Vorteil zu erhalten oder zu behalten oder um die Bereitstellung oder Beibehaltung eines Geschäfts oder eines geschäftlichen Vorteils zu belohnen, oder im ausdrücklichen oder stillschweigenden Austausch gegen Gefälligkeiten oder Vorteile;
4.2.2 sie mit den örtlichen Rechtsvorschriften übereinstimmt;
4.2.3 es wird in unserem Namen gegeben, nicht in Ihrem Namen;
4.2.4 es umfasst kein Bargeld oder Bargeldäquivalent (z. B. Geschenkgutscheine oder Gutscheine);
4.2.5 es unter den gegebenen Umständen angemessen ist. Im Vereinigten Königreich ist es zum Beispiel üblich, zu Weihnachten kleine Geschenke zu machen;
4.2.6 die Art und der Wert des Geschenks unter Berücksichtigung des Grundes angemessen sind und zum richtigen Zeitpunkt gegeben werden;
4.2.7 sie offen und nicht heimlich erteilt wird; und
4.2.8 Geschenke sollten weder Regierungsbeamten oder -vertretern noch Politikern oder politischen Parteien angeboten oder von diesen angenommen werden, ohne dass Ihr Vorgesetzter oder der Compliance-Manager (derzeit Les Lowde oder ein Nachfolger) dies vorher genehmigt hat.
4.3 Wir sind uns darüber im Klaren, dass die Praxis des Schenkens von Geschäftsgeschenken von Land zu Land und von Region zu Region unterschiedlich ist und dass das, was in einer Region normal und akzeptabel ist, in einer anderen nicht unbedingt der Fall sein muss. Dabei ist zu prüfen, ob das Geschenk oder die Bewirtung unter allen Umständen angemessen und gerechtfertigt ist. Die Absicht, die hinter einem Geschenk steht, sollte immer berücksichtigt werden.
5. Was ist nicht akzeptabel?
Es ist nicht akzeptabel, dass Sie (oder jemand in Ihrem Namen):
5.1 eine Zahlung, ein Geschenk oder eine Bewirtung in der Erwartung oder in der Hoffnung auf einen Geschäftsvorteil zu gewähren, zu versprechen oder anzubieten, oder einen bereits gewährten Geschäftsvorteil zu belohnen;
5.2 einem Regierungsbeamten, -agenten oder -vertreter eine Zahlung, ein Geschenk oder eine Bewirtung zu gewähren, zu versprechen oder anzubieten, um ein Routineverfahren zu „erleichtern“ oder zu beschleunigen;
5.3 Zahlungen von Dritten annehmen, von denen Sie wissen oder vermuten, dass sie in der Erwartung angeboten werden, dass sie ihnen einen geschäftlichen Vorteil verschaffen;
5.4 ein Geschenk oder eine Bewirtung von einem Dritten annehmen, wenn Sie wissen oder vermuten, dass es in der Erwartung angeboten oder gewährt wird, dass wir im Gegenzug einen geschäftlichen Vorteil gewähren;
5.5 einen anderen Arbeitnehmer, der sich geweigert hat, ein Bestechungsdelikt zu begehen, oder der im Rahmen dieser Richtlinie Bedenken geäußert hat, zu bedrohen oder Vergeltungsmaßnahmen gegen ihn zu ergreifen; oder
5.6 sich an Aktivitäten zu beteiligen, die zu einem Verstoß gegen diese Politik führen könnten.
6. Erleichterungszahlungen und Schmiergelder
6.1 Wir leisten keine Vermittlungszahlungen oder „Schmiergelder“ jeglicher Art und werden diese auch nicht akzeptieren. Bei Erleichterungszahlungen handelt es sich in der Regel um kleine, inoffizielle Zahlungen, die von einem Regierungsbeamten geleistet werden, um eine routinemäßige staatliche Maßnahme zu sichern oder zu beschleunigen. Sie werden im Vereinigten Königreich in der Regel nicht gezahlt, sind aber in einigen anderen Ländern, in denen wir tätig sind, üblich.
6.2 Wenn Sie aufgefordert werden, in unserem Namen eine Zahlung zu leisten, sollten Sie immer darauf achten, wofür die Zahlung bestimmt ist und ob der geforderte Betrag in einem angemessenen Verhältnis zu den gelieferten Waren oder Dienstleistungen steht. Sie sollten immer eine Quittung verlangen, aus der der Grund für die Zahlung hervorgeht. Wenn Sie einen Verdacht, Bedenken oder Fragen zu einer Zahlung haben, sollten Sie diese mit dem Compliance-Manager besprechen.
6.3 Schmiergelder sind in der Regel Zahlungen, die als Gegenleistung für einen geschäftlichen Gefallen oder Vorteil geleistet werden. Alle Mitarbeiter müssen jede Tätigkeit vermeiden, die dazu führen oder den Eindruck erwecken könnte, dass wir Schmiergeldzahlungen oder Bestechungsgelder leisten oder annehmen werden.
7. Spenden
Wir spenden nur für wohltätige Zwecke, die nach den örtlichen Gesetzen und Praktiken legal und ethisch vertretbar sind. Ohne vorherige Genehmigung des Compliance-Managers dürfen keine Spenden angeboten oder getätigt werden.
8. Ihre Verantwortlichkeiten
8.1 Sie müssen sicherstellen, dass Sie diese Richtlinie lesen, verstehen und befolgen.
8.2 Die Verhinderung, Aufdeckung und Meldung von Bestechung und anderen Formen der Korruption liegt in der Verantwortung aller, die für uns arbeiten oder unserer Kontrolle unterliegen. Alle Arbeitnehmer sind verpflichtet, jede Tätigkeit zu vermeiden, die zu einem Verstoß gegen diese Politik führen oder einen solchen vermuten lassen könnte.
8.3 Sie müssen Ihren Vorgesetzten oder den Compliance-Manager so schnell wie möglich informieren, wenn Sie glauben oder vermuten, dass ein Konflikt mit dieser Richtlinie aufgetreten ist oder in Zukunft auftreten könnte. Zum Beispiel, wenn ein Kunde oder potenzieller Kunde Ihnen etwas anbietet, um einen geschäftlichen Vorteil bei uns zu erlangen, oder Ihnen zu verstehen gibt, dass ein Geschenk oder eine Zahlung erforderlich ist, um sein Geschäft zu sichern. Weitere „rote Fahnen“, die auf Bestechung oder Korruption hinweisen können, sind in der Anlage aufgeführt.
8.4 Jeder Mitarbeiter, der gegen diese Politik verstößt, muss mit disziplinarischen Maßnahmen rechnen, die bis zur Entlassung wegen groben Fehlverhaltens führen können. Wir behalten uns das Recht vor, unser Vertragsverhältnis mit anderen Arbeitnehmern zu beenden, wenn sie gegen diese Politik verstoßen.
9. Aufzeichnungen
9.1 Wir müssen Finanzunterlagen aufbewahren und angemessene interne Kontrollen einrichten, die den geschäftlichen Grund für Zahlungen an Dritte belegen.
9.2 Sie müssen alle angenommenen oder angebotenen Bewirtungen oder Geschenke angeben und schriftlich festhalten; dies wird von der Geschäftsleitung überprüft.
9.3 Sie müssen sicherstellen, dass alle Spesenabrechnungen im Zusammenhang mit Bewirtungen, Geschenken oder Ausgaben für Dritte in Übereinstimmung mit unseren Spesenrichtlinien eingereicht werden und den Grund für die Ausgaben genau angeben.
9.4 Alle Konten, Rechnungen, Memoranden und anderen Dokumente und Aufzeichnungen, die sich auf den Umgang mit Dritten, wie Kunden, Lieferanten und Geschäftskontakte, beziehen, sollten mit strikter Genauigkeit und Vollständigkeit erstellt und geführt werden. Es dürfen keine Konten „außerhalb der Bücher“ geführt werden, um unzulässige Zahlungen zu erleichtern oder zu verbergen.
10. Wie man ein Anliegen vorbringt
Sie werden ermutigt, Ihre Bedenken bezüglich eines Problems oder eines Verdachts auf Fehlverhalten so früh wie möglich zu äußern. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine bestimmte Handlung Bestechung oder Korruption darstellt, oder wenn Sie andere Fragen haben, sollten Sie diese mit Ihrem Vorgesetzten oder dem Compliance-Manager besprechen.
11. Was ist zu tun, wenn Sie Opfer von Bestechung oder Korruption geworden sind?
Es ist wichtig, dass Sie den Compliance-Manager so schnell wie möglich informieren, wenn Ihnen von einem Dritten eine Bestechung angeboten wird, wenn Sie aufgefordert werden, eine Bestechung vorzunehmen, wenn Sie den Verdacht haben, dass dies in Zukunft geschehen könnte, oder wenn Sie glauben, dass Sie Opfer einer anderen Form von unrechtmäßiger Aktivität sind.
12. Schutz
12.1 Arbeitnehmer, die sich weigern, Bestechungsgelder anzunehmen oder anzubieten, oder diejenigen, die Bedenken äußern oder das Fehlverhalten eines anderen melden, haben manchmal Angst vor möglichen Konsequenzen. Wir wollen Offenheit fördern und unterstützen jeden, der im Rahmen dieser Politik in gutem Glauben echte Bedenken äußert, selbst wenn sich diese als falsch erweisen.
12.2 Wir verpflichten uns, dafür zu sorgen, dass niemand eine nachteilige Behandlung erfährt, weil er sich weigert, an Bestechung oder Korruption teilzunehmen, oder weil er in gutem Glauben den Verdacht äußert, dass ein tatsächliches oder potenzielles Bestechungs- oder anderes Korruptionsdelikt stattgefunden hat oder in Zukunft stattfinden könnte. Zu einer nachteiligen Behandlung gehören Entlassung, Disziplinarmaßnahmen, Drohungen oder eine andere ungünstige Behandlung im Zusammenhang mit der Meldung eines Anliegens. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie auf diese Weise behandelt wurden, sollten Sie den Compliance Manager unverzüglich informieren. Wird die Angelegenheit nicht behoben, sollten Sie als Arbeitnehmer die Angelegenheit förmlich im Rahmen unseres Beschwerdeverfahrens vorbringen.
13. Ausbildung und Kommunikation
13.1 Die Schulung zu dieser Politik ist Teil des Einführungsprozesses für alle neuen Mitarbeiter. Alle bestehenden Mitarbeiter werden darin geschult, wie sie diese Politik umsetzen und einhalten können.
13.2 Unser Null-Toleranz-Ansatz in Bezug auf Bestechung und Korruption muss allen Lieferanten, Auftragnehmern und Geschäftspartnern zu Beginn unserer Geschäftsbeziehung mit ihnen und gegebenenfalls auch danach mitgeteilt werden.
14. Wer ist für die Politik verantwortlich?
14.1 Der Vorstand trägt die Gesamtverantwortung dafür, dass diese Politik mit unseren rechtlichen und ethischen Verpflichtungen übereinstimmt und dass alle Personen, die unserer Kontrolle unterliegen, sie einhalten.
14.2 Der Compliance-Manager trägt die Hauptverantwortung für die Umsetzung dieser Politik, für die Überwachung ihrer Anwendung und Wirksamkeit sowie für die Beantwortung von Fragen zu ihrer Auslegung. Die Führungskräfte auf allen Ebenen sind dafür verantwortlich, dass die ihnen unterstellten Mitarbeiter diese Politik kennen und verstehen und dass sie in angemessener Weise und regelmäßig darin geschult werden.
15. Überwachung und Überprüfung
15.1 Der Compliance-Manager überwacht die Wirksamkeit und überprüft die Umsetzung dieser Politik, indem er regelmäßig ihre Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit prüft. Alle festgestellten Verbesserungen werden so schnell wie möglich vorgenommen. Die internen Kontrollsysteme und -verfahren werden regelmäßig geprüft, um sicherzustellen, dass sie bei der Bekämpfung von Bestechung und Korruption wirksam sind.
15.2 Alle Arbeitnehmer sind für den Erfolg dieser Politik verantwortlich und sollten sicherstellen, dass sie sie nutzen, um jede vermutete Gefahr oder jedes vermutete Fehlverhalten zu melden.
15.3 Die Arbeitnehmer sind aufgefordert, sich zu dieser Politik zu äußern und Verbesserungsvorschläge zu machen. Kommentare, Vorschläge und Fragen sollten an den Compliance Manager gerichtet werden.
15.4 Diese Politik ist nicht Teil des Arbeitsvertrags eines Mitarbeiters und kann jederzeit geändert werden.
