Dichiarazione politica

1.1 La nostra politica consiste nel condurre tutte le nostre attività in modo onesto ed etico. Adottiamo un approccio di tolleranza zero nei confronti di corruzione e concussione e ci impegniamo ad agire con professionalità, correttezza e integrità in tutti i nostri rapporti commerciali e relazioni ovunque operiamo e ad implementare e applicare sistemi efficaci per contrastare la corruzione.

1.2 Rispetteremo tutte le leggi relative alla lotta alla corruzione in tutte le giurisdizioni in cui operiamo. Tuttavia, rimaniamo vincolati alle leggi del Regno Unito, incluso il Bribery Act 2010, per quanto riguarda la nostra condotta sia in patria che all’estero.

1.3 Lo scopo di questa politica è quello di:

1.3.1 definire le nostre responsabilità, e quelle di coloro che lavorano per noi, nell’osservare e sostenere la nostra posizione in materia di corruzione; e

1.3.2 fornire informazioni e indicazioni a coloro che lavorano per noi su come riconoscere e gestire i problemi di corruzione.

1.4 La corruzione e la concussione sono punibili per i singoli individui con una pena detentiva fino a 10 anni e, qualora venisse accertata la nostra partecipazione alla corruzione, potremmo incorrere in una multa illimitata, essere esclusi dalle gare d’appalto per i contratti pubblici e subire danni alla nostra reputazione. Per questo motivo prendiamo molto sul serio le nostre responsabilità legali.

1.5 In questa politica, per terzi si intende qualsiasi individuo o organizzazione con cui entri in contatto nel corso del tuo lavoro per noi, e comprende clienti effettivi e potenziali, clienti, fornitori, distributori, contatti commerciali, agenti, consulenti e organismi governativi e pubblici, compresi i loro consulenti, rappresentanti e funzionari, politici e partiti politici.

 

2. Chi è coperto dalla polizza?

Questa politica si applica a tutti gli individui che lavorano a tutti i livelli e gradi, compresi i senior manager, i funzionari, i direttori, i dipendenti (a tempo indeterminato, determinato o temporaneo), i consulenti, gli appaltatori, i tirocinanti, il personale distaccato, i lavoratori a domicilio, i lavoratori occasionali e il personale delle agenzie, i distributori, i volontari, gli stagisti, gli agenti, gli sponsor o qualsiasi altra persona associata a noi, o a una delle nostre filiali o ai loro dipendenti, ovunque si trovino (collettivamente indicati come lavoratori in questa politica).

 

3. Che cos’è la corruzione?

Una tangente è un incentivo o una ricompensa offerta, promessa o fornita al fine di ottenere un vantaggio commerciale, contrattuale, normativo o personale.

Esempi:

3.1 Offrire una tangente

Offri a un potenziale cliente i biglietti per un grande evento sportivo, ma solo se accetta di fare affari con noi.

Si tratterebbe di un reato in quanto l “offerta viene fatta per ottenere un vantaggio commerciale e contrattuale. Anche noi potremmo essere accusati di aver commesso un reato perché l” offerta è stata fatta per ottenere affari per noi. Potrebbe essere un reato anche il fatto che il potenziale cliente accetti la tua offerta.

3.2 Ricevere una tangente

Un fornitore dà a tuo nipote un lavoro, ma chiarisce che in cambio si aspetta che tu usi la tua influenza nella nostra organizzazione per assicurarti che continuiamo a fare affari con loro.

È un reato per un fornitore fare un “offerta di questo tipo. Accettare l” offerta sarebbe un reato, perché lo faresti per ottenere un vantaggio personale.

3.3 Corruzione di un funzionario straniero

Fai in modo che l’azienda paghi un supplemento a un funzionario straniero per accelerare un processo amministrativo, come lo sdoganamento della merce.

Il reato di corruzione di un pubblico ufficiale straniero è stato commesso nel momento in cui è stata fatta l’offerta. Questo perché viene fatta per ottenere un vantaggio commerciale per noi. Anche noi potremmo essere accusati di aver commesso un reato.

 

4. Regali e ospitalità

4.1 Questa politica non vieta la normale e appropriata ospitalità (data e ricevuta) a o da terzi.

4.2 L’elargizione di doni non è vietata se vengono soddisfatti i seguenti requisiti:

4.2.1 non è stato fatto con l’intenzione di influenzare una terza parte per ottenere o mantenere un’attività o un vantaggio commerciale, o per ricompensare la fornitura o il mantenimento di un’attività o di un vantaggio commerciale, o in cambio esplicito o implicito di favori o benefici;

4.2.2 è conforme alle leggi locali;

4.2.3 viene dato a nostro nome, non a tuo nome;

4.2.4 non comprende il denaro contante o un equivalente in denaro (come i buoni regalo o i voucher);

4.2.5 è appropriato alle circostanze. Ad esempio, nel Regno Unito è consuetudine fare piccoli regali nel periodo natalizio;

4.2.6 tenendo conto del motivo del dono, il dono è di tipo e valore appropriato e viene fatto in un momento appropriato;

4.2.7 viene dato apertamente, non segretamente; e

4.2.8 Non è consentito offrire o accettare regali a funzionari o rappresentanti governativi, politici o partiti politici senza la preventiva approvazione del tuo manager o del responsabile della compliance (attualmente Les Lowde, o chi ne fa le veci).

4.3 Siamo consapevoli che la pratica di fare regali aziendali varia da paese a paese e da regione a regione e che ciò che può essere normale e accettabile in una regione può non esserlo in un’altra. Il test da applicare è se, in tutte le circostanze, il regalo o l’ospitalità sono ragionevoli e giustificabili. Si deve sempre considerare l’intenzione che sta dietro al regalo.

 

5. Cosa non è accettabile?

Non è accettabile che tu (o qualcuno per tuo conto) possa:

5.1 dare, promettere di dare o offrire un pagamento, un regalo o un “ospitalità con l” aspettativa o la speranza di ricevere un vantaggio commerciale, o per ricompensare un vantaggio commerciale già concesso;

5.2 dare, promettere di dare o offrire un pagamento, un regalo o un’ospitalità a un funzionario, agente o rappresentante del governo per “facilitare” o accelerare una procedura di routine;

5.3 accettare pagamenti da terzi che sai o sospetti siano offerti con l’aspettativa di ottenere un vantaggio commerciale per loro;

5.4 accettare un regalo o un “ospitalità da parte di terzi se sai o sospetti che è stato offerto o fornito con l” aspettativa di un vantaggio commerciale da parte nostra;

5.5 minacciare o compiere atti di ritorsione nei confronti di un altro lavoratore che si sia rifiutato di commettere un reato di corruzione o che abbia sollevato dubbi ai sensi della presente politica; oppure

5.6 intraprendere qualsiasi attività che possa portare a una violazione di questa politica.

 

6. Pagamenti agevolati e tangenti

6.1 Non effettuiamo e non accettiamo pagamenti agevolati o “tangenti” di alcun tipo. I pagamenti agevolati sono in genere piccoli pagamenti non ufficiali effettuati per garantire o accelerare un’azione governativa di routine da parte di un funzionario pubblico. Non sono pagamenti comuni nel Regno Unito, ma sono comuni in alcune altre giurisdizioni in cui operiamo.

6.2 Se ti viene chiesto di effettuare un pagamento per nostro conto, devi sempre tenere presente il motivo del pagamento e se l’importo richiesto è proporzionato ai beni o ai servizi forniti. Devi sempre chiedere una ricevuta che specifichi il motivo del pagamento. Se hai dei sospetti, delle preoccupazioni o delle domande riguardo a un pagamento, devi comunicarlo al responsabile della compliance.

6.3 Le tangenti sono tipicamente pagamenti effettuati in cambio di un favore o di un vantaggio commerciale. Tutti i lavoratori devono evitare qualsiasi attività che possa portare, o suggerire, che un pagamento agevolato o una tangente venga effettuato o accettato da noi.

 

7. Donazioni

Effettuiamo solo donazioni di beneficenza legali ed etiche in base alle leggi e alle pratiche locali. Nessuna donazione deve essere offerta o effettuata senza la previa approvazione del responsabile della conformità.

 

8. Le tue responsabilità

8.1 Devi assicurarti di aver letto, compreso e rispettato questa politica.

8.2 La prevenzione, l’individuazione e la segnalazione di atti di corruzione e di altre forme di corruzione sono responsabilità di tutti coloro che lavorano per noi o sotto il nostro controllo. Tutti i lavoratori sono tenuti a evitare qualsiasi attività che possa portare o suggerire una violazione di questa politica.

8.3 Devi informare il tuo manager o il responsabile della compliance il prima possibile se ritieni o sospetti che si sia verificato, o possa verificarsi in futuro, un conflitto con questa politica. Ad esempio, se un cliente o un potenziale cliente ti offre qualcosa per ottenere un vantaggio commerciale con noi, o ti indica che è necessario un regalo o un pagamento per assicurarsi i suoi affari. Altre “bandiere rosse” che possono indicare la presenza di corruzione o concussione sono riportate nell’Allegato.

8.4 I dipendenti che violano questa politica dovranno affrontare un’azione disciplinare che potrebbe portare al licenziamento per cattiva condotta. Ci riserviamo il diritto di interrompere il rapporto contrattuale con altri lavoratori in caso di violazione di questa politica.

 

9. Tenuta dei registri

9.1 Dobbiamo conservare i registri finanziari e disporre di controlli interni appropriati che dimostrino la ragione commerciale per cui effettuiamo pagamenti a terzi.

9.2 Devi dichiarare e tenere un registro scritto di tutti i regali o ospitalità accettati o offerti, che sarà soggetto a revisione manageriale.

9.3 Devi assicurarti che tutte le richieste di rimborso spese relative a ospitalità, regali o spese sostenute a terzi siano presentate in conformità alla nostra politica sulle spese e che riportino specificamente il motivo della spesa.

9.4 Tutti i conti, le fatture, i memorandum e gli altri documenti e registri relativi ai rapporti con terzi, come clienti, fornitori e contatti commerciali, devono essere preparati e conservati con la massima accuratezza e completezza. Nessun conto deve essere tenuto “fuori registro” per facilitare o nascondere pagamenti impropri.

 

10. Come sollevare un problema

Sei incoraggiato a sollevare dubbi su qualsiasi problema o sospetto di negligenza nella fase più precoce possibile. Se non sei sicuro che un determinato atto costituisca corruzione o concussione, o se hai altre domande, devi rivolgerti al tuo manager di riferimento o al responsabile della compliance.

 

11. Cosa fare se sei vittima di corruzione o concussione

È importante che tu informi il responsabile della compliance il prima possibile se ti viene offerta una tangente da una terza parte, se ti viene chiesto di farne una, se sospetti che ciò possa accadere in futuro o se ritieni di essere vittima di un’altra forma di attività illecita.

 

12. Protezione

12.1 I lavoratori che si rifiutano di accettare o offrire una tangente, o quelli che sollevano dubbi o denunciano le malefatte di altri, a volte temono possibili ripercussioni. Il nostro obiettivo è quello di incoraggiare la trasparenza e sosterremo chiunque sollevi dubbi genuini in buona fede in base a questa politica, anche se si rivelano sbagliati.

12.2 Ci impegniamo a garantire che nessuno subisca alcun trattamento pregiudizievole per essersi rifiutato di prendere parte a episodi di corruzione o di concussione o per aver segnalato in buona fede il sospetto che un reato di corruzione reale o potenziale sia stato commesso o possa essere commesso in futuro. Il trattamento pregiudizievole comprende il licenziamento, le azioni disciplinari, le minacce o altri trattamenti sfavorevoli legati alla segnalazione di un problema. Se ritieni di aver subito un trattamento di questo tipo, devi informare immediatamente il responsabile della compliance. Se la questione non viene risolta e sei un dipendente, devi segnalare il problema in modo formale utilizzando la nostra procedura di reclamo.

 

13. Formazione e comunicazione

13.1 La formazione su questa politica fa parte del processo di inserimento di tutti i nuovi lavoratori. Tutti i lavoratori esistenti riceveranno una formazione su come implementare e rispettare questa politica.

13.2 Il nostro approccio di tolleranza zero nei confronti di corruzione e concussione deve essere comunicato a tutti i fornitori, appaltatori e partner commerciali all “inizio del nostro rapporto d” affari con loro e, se necessario, in seguito.

 

14. Chi è responsabile della politica?

14.1 Il Consiglio di amministrazione ha la responsabilità generale di garantire che questa politica sia conforme ai nostri obblighi legali ed etici e che tutti coloro che sono sotto il nostro controllo la rispettino.

14.2 Il responsabile della compliance ha la responsabilità primaria e quotidiana dell’attuazione di questa politica, del monitoraggio del suo utilizzo e della sua efficacia e della gestione di eventuali domande sulla sua interpretazione. I dirigenti a tutti i livelli hanno la responsabilità di garantire che i loro sottoposti conoscano e comprendano questa politica e ricevano una formazione adeguata e regolare in merito.

 

15. Monitoraggio e revisione

15.1 Il responsabile della conformità monitorerà l’efficacia e rivedrà l’implementazione di questa politica, valutandone regolarmente l’idoneità, l’adeguatezza e l’efficacia. Eventuali miglioramenti individuati saranno apportati il prima possibile. I sistemi e le procedure di controllo interno saranno sottoposti a verifiche periodiche per garantire la loro efficacia nel contrastare la corruzione.

15.2 Tutti i lavoratori sono responsabili del successo di questa politica e devono assicurarsi di utilizzarla per rivelare qualsiasi sospetto di pericolo o di illecito.

15.3 I lavoratori sono invitati a commentare questa politica e a suggerire modi per migliorarla. Commenti, suggerimenti e domande devono essere indirizzati al responsabile della compliance.

15.4 Questa politica non fa parte del contratto di lavoro dei dipendenti e può essere modificata in qualsiasi momento.