Beleidsverklaring

1.1 Het is ons beleid om al onze activiteiten uit te voeren op een eerlijke en ethische manier. We hanteren een nultolerantiebeleid ten aanzien van omkoping en corruptie en zetten ons in om professioneel, eerlijk en integer te handelen in al onze zakelijke transacties en relaties, waar we ook actief zijn, en om effectieve systemen tegen omkoping te implementeren en te handhaven.

1.2 Wij houden ons aan alle wetten die relevant zijn voor het tegengaan van omkoping en corruptie in alle rechtsgebieden waarin wij actief zijn. We blijven echter gebonden aan de wetten van het Verenigd Koninkrijk, inclusief de Bribery Act 2010, met betrekking tot ons gedrag in zowel binnen- als buitenland.

1.3 Het doel van dit beleid is om:

1.3.1 onze verantwoordelijkheden uiteenzetten, en die van degenen die voor ons werken, bij het naleven en handhaven van ons standpunt inzake omkoping en corruptie; en

1.3.2 informatie en begeleiding geven aan degenen die voor ons werken over hoe omkoping en corruptie te herkennen en aan te pakken.

1.4 Op omkoping en corruptie staat voor individuen een gevangenisstraf van maximaal 10 jaar en als blijkt dat we hebben deelgenomen aan corruptie, kunnen we een ongelimiteerde boete krijgen, worden uitgesloten van openbare aanbestedingen en reputatieschade oplopen. Daarom nemen we onze wettelijke verantwoordelijkheden zeer serieus.

1.5 In dit beleid betekent een derde partij elke persoon of organisatie waarmee u in contact komt tijdens uw werk voor ons, waaronder feitelijke en potentiële klanten, klanten, leveranciers, distributeurs, zakelijke contacten, agenten, adviseurs, en overheden en openbare instanties, waaronder hun adviseurs, vertegenwoordigers en ambtenaren, politici en politieke partijen.

 

2. Wie wordt gedekt door de polis?

Dit beleid is van toepassing op alle personen die werkzaam zijn op alle niveaus en in alle rangen, waaronder senior managers, leidinggevenden, directeuren, werknemers (vast, tijdelijk of tijdelijk), consultants, aannemers, stagiairs, gedetacheerd personeel, thuiswerkers, tijdelijke werknemers en uitzendkrachten, distributeurs, vrijwilligers, stagiairs, agenten, sponsors, of andere personen die verbonden zijn aan ons of aan een van onze dochterondernemingen of hun werknemers, waar deze zich ook bevinden (in dit beleid gezamenlijk werknemers genoemd).

 

3. Wat is omkoping?

Een steekpenning is een aansporing of beloning die wordt aangeboden, beloofd of verstrekt om een commercieel, contractueel, regelgevend of persoonlijk voordeel te behalen.

Voorbeelden:

3.1 Smeergeld aanbieden

Je biedt een potentiële klant kaartjes voor een groot sportevenement, maar alleen als hij met ons in zee gaat.

Dit zou een overtreding zijn, aangezien je het aanbod doet om een commercieel en contractueel voordeel te behalen. We kunnen ook in overtreding worden bevonden omdat het aanbod is gedaan om zaken voor ons te verkrijgen. Het kan ook een strafbaar feit zijn voor de potentiële klant om je aanbod te accepteren.

3.2 Smeergeld ontvangen

Een leverancier geeft je neef een baan, maar maakt duidelijk dat ze in ruil daarvoor van je verwachten dat je je invloed in onze organisatie aanwendt om ervoor te zorgen dat we zaken met hen blijven doen.

Het is een overtreding voor een leverancier om een dergelijk aanbod te doen. Het zou een overtreding zijn als je het aanbod zou accepteren, omdat je daarmee persoonlijk voordeel zou behalen.

3.3 Omkopen van een buitenlandse ambtenaar

Je regelt dat het bedrijf een extra betaling doet aan een buitenlandse ambtenaar om een administratief proces te versnellen, zoals het inklaren van onze goederen door de douane.

Het omkopen van een buitenlandse ambtenaar is strafbaar vanaf het moment dat het aanbod is gedaan. Dit komt omdat het gemaakt is om een zakelijk voordeel voor ons te behalen. We kunnen ook schuldig worden bevonden aan een overtreding.

 

4. Geschenken en gastvrijheid

4.1 Dit beleid verbiedt geen normale en gepaste gastvrijheid (gegeven en ontvangen) aan of van derden.

4.2 Het geven van geschenken is niet verboden als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

4.2.1 het niet wordt gedaan met de intentie om een derde te beïnvloeden om zaken of een zakelijk voordeel te verkrijgen of te behouden, of om de levering of het behoud van zaken of een zakelijk voordeel te belonen, of in expliciete of impliciete ruil voor gunsten of voordelen;

4.2.2 het voldoet aan de lokale wetgeving;

4.2.3 het wordt gegeven in onze naam, niet in jouw naam;

4.2.4 het omvat geen contant geld of een equivalent daarvan (zoals cadeaubonnen of vouchers);

4.2.5 het passend is in de omstandigheden. In het Verenigd Koninkrijk is het bijvoorbeeld gebruikelijk om kleine geschenken te geven tijdens de kerstperiode;

4.2.6 rekening houdend met de reden voor het geschenk, is het van een gepast type en waarde en wordt het op een gepast moment gegeven;

4.2.7 het wordt openlijk gegeven, niet in het geheim; en

4.2.8 Geschenken mogen niet worden aangeboden aan, of aangenomen van, overheidsfunctionarissen of -vertegenwoordigers, of politici of politieke partijen, zonder voorafgaande goedkeuring van je manager of de compliance manager (momenteel Les Lowde, of een opvolger).

4.3 We zijn ons ervan bewust dat de praktijk van het geven van relatiegeschenken verschilt van land tot land en van regio tot regio. De test die moet worden toegepast is of het geschenk of de gastvrijheid in alle omstandigheden redelijk en te rechtvaardigen is. De intentie achter het geschenk moet altijd in overweging worden genomen.

 

5. Wat is niet aanvaardbaar?

Het is niet acceptabel als jij (of iemand namens jou):

5.1 een betaling, geschenk of gastvrijheid geven, beloven of aanbieden met de verwachting of de hoop dat een zakelijk voordeel zal worden ontvangen, of om een reeds gegeven zakelijk voordeel te belonen;

5.2 een betaling, gift of gastvrijheid geven, beloven of aanbieden aan een overheidsfunctionaris, -agent of -vertegenwoordiger om een routineprocedure te “vergemakkelijken” of te versnellen;

5.3 betaling accepteren van een derde partij waarvan u weet of vermoedt dat deze wordt aangeboden met de verwachting dat dit hen een zakelijk voordeel zal opleveren;

5.4 een geschenk of gastvrijheid van een derde accepteren als u weet of vermoedt dat het wordt aangeboden of verstrekt met de verwachting dat wij daar een zakelijk voordeel voor terug zullen krijgen;

5.5 een andere werknemer bedreigen of represailles nemen die heeft geweigerd een omkopingsmisdrijf te plegen of die bezorgdheid heeft geuit in het kader van dit beleid; of

5.6 deelnemen aan activiteiten die kunnen leiden tot een schending van dit beleid.

 

6. Faciliterende betalingen en smeergeld

6.1 Wij doen geen faciliterende betalingen en zullen deze ook niet accepteren. Faciliterende betalingen zijn meestal kleine, onofficiële betalingen om een routinematige overheidshandeling door een overheidsfunctionaris veilig te stellen of te versnellen. Ze worden niet vaak betaald in het Verenigd Koninkrijk, maar wel in sommige andere rechtsgebieden waar we actief zijn.

6.2 Als u wordt gevraagd om namens ons een betaling te doen, dient u er altijd op te letten waarvoor de betaling is bedoeld en of het gevraagde bedrag in verhouding staat tot de geleverde goederen of diensten. Je moet altijd om een betalingsbewijs vragen waarop de reden van de betaling staat. Als je vermoedens, twijfels of vragen hebt over een betaling, moet je deze bespreken met de compliance manager.

6.3 Smeergeld is meestal een betaling in ruil voor een zakelijke gunst of voordeel. Alle werknemers moeten elke activiteit vermijden die ertoe kan leiden of de indruk kan wekken dat er een faciliterende betaling of smeergeld wordt gedaan of door ons wordt geaccepteerd.

 

7. Donaties

We doen alleen liefdadigheidsdonaties die legaal en ethisch zijn volgens de lokale wetten en gebruiken. Er mag geen donatie worden aangeboden of gedaan zonder voorafgaande goedkeuring van de compliance manager.

 

8. Uw verantwoordelijkheden

8.1 U moet ervoor zorgen dat u dit beleid leest, begrijpt en naleeft.

8.2 Het voorkomen, opsporen en rapporteren van omkoping en andere vormen van corruptie is de verantwoordelijkheid van iedereen die voor ons werkt of onder onze controle staat. Alle werknemers moeten elke activiteit vermijden die kan leiden tot, of de indruk kan wekken van, een overtreding van dit beleid.

8.3 Je moet je manager of de compliance manager zo snel mogelijk op de hoogte stellen als je denkt of vermoedt dat een conflict met dit beleid heeft plaatsgevonden of in de toekomst kan plaatsvinden. Bijvoorbeeld als een klant of potentiële klant u iets aanbiedt om een zakelijk voordeel met ons te behalen, of u aangeeft dat een geschenk of betaling nodig is om hun zaken veilig te stellen. Verdere “rode vlaggen” die kunnen wijzen op omkoping of corruptie staan in de bijlage.

8.4 Tegen elke werknemer die dit beleid overtreedt, worden disciplinaire maatregelen genomen, die kunnen leiden tot ontslag wegens ernstig wangedrag. We behouden ons het recht voor om onze contractuele relatie met andere werknemers te beëindigen als zij dit beleid schenden.

 

9. Registratie

9.1 We moeten een financiële administratie bijhouden en passende interne controles hebben die de zakelijke reden voor het doen van betalingen aan derden aantonen.

9.2 Je moet alle geaccepteerde of aangeboden gastvrijheid of geschenken aangeven en schriftelijk vastleggen.

9.3 Je moet ervoor zorgen dat alle onkostendeclaraties met betrekking tot gastvrijheid, geschenken of uitgaven aan derden worden ingediend in overeenstemming met ons onkostenbeleid en dat de reden voor de uitgaven specifiek wordt vastgelegd.

9.4 Alle rekeningen, facturen, memoranda en andere documenten en bescheiden die betrekking hebben op de omgang met derden, zoals klanten, leveranciers en zakenrelaties, dienen met strikte nauwkeurigheid en volledigheid te worden opgesteld en bijgehouden. Er mogen geen rekeningen “buiten het boekje” worden gehouden om ongepaste betalingen te vergemakkelijken of te verbergen.

 

10. Een punt van zorg naar voren brengen

Je wordt aangemoedigd om problemen of vermoedens van wanpraktijken in een zo vroeg mogelijk stadium aan te kaarten. Als je niet zeker weet of een bepaalde handeling omkoping of corruptie is, of als je andere vragen hebt, moet je deze bespreken met je lijnmanager of de compliance manager.

 

11. Wat u moet doen als u slachtoffer bent van omkoping of corruptie

Het is belangrijk dat je de compliance manager zo snel mogelijk op de hoogte brengt als een derde je smeergeld aanbiedt, je gevraagd wordt om smeergeld te betalen, je vermoedt dat dit in de toekomst kan gebeuren of denkt dat je slachtoffer bent van een andere vorm van onwettige activiteit.

 

12. Bescherming

12.1 Werknemers die weigeren steekpenningen aan te nemen of aan te bieden, of werknemers die hun bezorgdheid uiten of misstanden van anderen melden, maken zich soms zorgen over mogelijke repercussies. We willen openheid aanmoedigen en zullen iedereen steunen die te goeder trouw oprechte zorgen naar voren brengt in het kader van dit beleid, zelfs als ze het bij het verkeerde eind blijken te hebben.

12.2 Wij zetten ons ervoor in dat niemand nadelige behandeling ondervindt als gevolg van het weigeren deel te nemen aan omkoping of corruptie, of vanwege het te goeder trouw melden van hun vermoeden dat een daadwerkelijke of potentiële omkoping of andere corruptiedelict heeft plaatsgevonden of in de toekomst kan plaatsvinden. Schadelijke behandeling omvat ontslag, disciplinaire maatregelen, bedreigingen of andere ongunstige behandeling in verband met het uiten van een zorg. Als je denkt dat je op een dergelijke manier bent behandeld, moet je de compliance manager onmiddellijk op de hoogte brengen. Als het probleem niet wordt opgelost en je bent een werknemer, dan moet je het formeel aan de orde stellen via onze klachtenprocedure.

 

13. Training en communicatie

13.1 Training over dit beleid maakt deel uit van het introductieproces voor alle nieuwe werknemers. Alle bestaande werknemers krijgen training over hoe ze dit beleid moeten implementeren en naleven.

13.2 Onze zero-tolerance benadering van omkoping en corruptie moet worden gecommuniceerd naar alle leveranciers, aannemers en zakenpartners aan het begin van onze zakelijke relatie met hen en waar nodig daarna.

 

14. Wie is verantwoordelijk voor het beleid?

14.1 De raad van bestuur heeft de algehele verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat dit beleid in overeenstemming is met onze wettelijke en ethische verplichtingen, en dat iedereen onder onze controle dit beleid naleeft.

14.2 De compliance manager heeft de primaire en dagelijkse verantwoordelijkheid voor de implementatie van dit beleid, voor het toezicht op het gebruik en de effectiviteit ervan en voor het afhandelen van vragen over de interpretatie ervan. Het is de verantwoordelijkheid van het management op alle niveaus om ervoor te zorgen dat degenen die aan hen rapporteren op de hoogte zijn van dit beleid, het begrijpen en er adequate en regelmatige training over krijgen.

 

15. Controle en beoordeling

15.1 De compliance manager zal de effectiviteit bewaken en de implementatie van dit beleid evalueren en regelmatig de geschiktheid, adequaatheid en effectiviteit ervan beoordelen. Eventuele verbeteringen worden zo snel mogelijk doorgevoerd. De interne controlesystemen en procedures worden regelmatig gecontroleerd om er zeker van te zijn dat ze effectief zijn in het tegengaan van omkoping en corruptie.

15.2 Alle werknemers zijn verantwoordelijk voor het succes van dit beleid en moeten ervoor zorgen dat ze het gebruiken om vermoedens van gevaar of wangedrag te melden.

15.3 Werknemers worden uitgenodigd om te reageren op dit beleid en suggesties te doen voor verbetering ervan. Opmerkingen, suggesties en vragen moeten worden gericht aan de compliance manager.

15.4 Dit beleid maakt geen deel uit van de arbeidsovereenkomst van een werknemer en kan te allen tijde worden gewijzigd.