A B GRAPHIC INTERNATIONAL LIMITED
BELEID TER BESTRIJDING VAN BELASTINGONTDUIKING

1. BELEIDSVERKLARING

1.1 Het is ons beleid om al onze activiteiten uit te voeren op een eerlijke en ethische manier. We hanteren een nultolerantiebeleid ten aanzien van het faciliteren van belastingontduiking, of dit nu onder de wetgeving van het Verenigd Koninkrijk valt of onder de wetgeving van een ander land.
1.2 We zetten ons in om professioneel, eerlijk en integer te handelen in al onze zakelijke transacties en relaties, waar we ook actief zijn, en om effectieve systemen te implementeren en te handhaven om belastingontduiking tegen te gaan.
1.3 We houden ons aan alle wetten die relevant zijn voor het tegengaan van belastingontduiking in alle rechtsgebieden waarin we actief zijn, waaronder de Criminal Finances Act 2017.

2. OVER DIT BELEID

2.1 Het doel van dit beleid is om:
2.1.1 onze verantwoordelijkheden uiteen te zetten, en die van degenen die voor ons werken, bij het naleven en handhaven van ons standpunt inzake het voorkomen van het crimineel faciliteren van belastingontduiking; en
2.1.2 informatie en begeleiding geven aan degenen die voor ons werken over het herkennen en voorkomen van belastingontduiking.
2.2 Als we als werkgever niet voorkomen dat onze werknemers, werknemers, tussenpersonen of dienstverleners belastingontduiking faciliteren, kunnen ons strafrechtelijke sancties worden opgelegd, waaronder een ongelimiteerde boete, uitsluiting van openbare aanbestedingen en reputatieschade. Daarom nemen we onze wettelijke verantwoordelijkheden serieus.
2.3 We hebben vastgesteld dat de volgende risico’s van bijzonder belang zijn voor ons bedrijf;
2.3.1 facturen niet de waarde van goederen weergeven (inclusief goederen die als garantieonderdelen naar klanten worden gestuurd)
2.3.2 afwezigheid van verscherpt due diligence-onderzoek voor klanten en derden die actief zijn in rechtsgebieden met een hoger risico
2.3.3 onvoldoende bekendheid met de Criminal Finances Act 2017 bij werknemers en derden
2.4 Om deze risico’s aan te pakken hebben we een risicomatrix en een apart risicobeoordelingsrapport opgesteld met onze bevindingen en aanbevelingen. Deze maken deel uit van alle trainingen die worden gegeven aan ons personeel en aanverwante personen.
2.5 In dit beleid betekent “derde partij” elke persoon of organisatie waarmee je in contact komt tijdens je werk voor ons, en omvat feitelijke en potentiële klanten, klanten, leveranciers, distributeurs, zakelijke contacten, agenten, adviseurs en overheids- en openbare instanties, inclusief hun adviseurs, vertegenwoordigers en ambtenaren, politici en politieke partijen.
2.6 Dit beleid maakt geen deel uit van de arbeidsovereenkomst van een werknemer en we kunnen het te allen tijde wijzigen.

3. WIE MOET DIT BELEID NALEVEN?

Dit beleid is van toepassing op alle personen die in welke hoedanigheid dan ook voor ons of een ander bedrijf van de Groep of namens ons werken, inclusief werknemers op alle niveaus, directeuren, leidinggevenden, uitzendkrachten, gedetacheerde werknemers, vrijwilligers, stagiaires, agenten, aannemers, externe adviseurs, vertegenwoordigers van derden en zakenpartners, sponsors of andere personen die met ons verbonden zijn, waar deze zich ook bevinden.

4. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR HET BELEID?

4.1 De raad van bestuur heeft de algehele verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat dit beleid voldoet aan onze wettelijke en ethische verplichtingen en dat iedereen die onder onze controle staat het naleeft.
4.2 De directeur Financiën heeft de primaire en dagelijkse verantwoordelijkheid voor de uitvoering van dit beleid, het toezicht op het gebruik en de effectiviteit ervan, de afhandeling van eventuele vragen hierover en de controle van interne controlesystemen en procedures om ervoor te zorgen dat deze effectief zijn in het voorkomen van belastingontduiking.
4.3 Het is de verantwoordelijkheid van het management op alle niveaus om ervoor te zorgen dat degenen die aan hen rapporteren dit beleid begrijpen en naleven, en dat zij hiervoor voldoende en regelmatig worden opgeleid.
4.4 U wordt uitgenodigd om te reageren op dit beleid en suggesties te doen voor verbetering ervan. Opmerkingen, suggesties en vragen moeten worden gericht aan de compliance manager.

5. WAT IS BELASTINGONTWIJKING FACILITEREN?

5.1 In het kader van dit beleid:
5.1.1 Belastingontduiking is het misdrijf van het bedriegen van de belastingdienst of het op frauduleuze wijze ontduiken van belasting in het Verenigd Koninkrijk, en is een misdrijf. Het delict vereist een element van fraude, wat betekent dat er sprake moet zijn van opzettelijk handelen of nalaten met oneerlijke bedoelingen;
5.1.2 Buitenlandse belastingontduiking betekent het ontduiken van belasting in een vreemd land, op voorwaarde dat het gedrag in dat land een strafbaar feit is en een strafbaar feit zou zijn als het in het Verenigd Koninkrijk werd gepleegd. Net als bij belastingontduiking betekent het element fraude dat er sprake moet zijn van opzettelijk handelen of nalaten met oneerlijke bedoelingen; en
5.1.3 Faciliteren van belastingontduiking betekent bewust betrokken zijn bij, of stappen ondernemen met het oog op, het frauduleus ontduiken van belasting (of het nu gaat om belasting in het Verenigd Koninkrijk of belasting in een ander land) door een andere persoon, of het helpen bij, aanzetten tot, adviseren over of aanzetten tot het plegen van dat strafbare feit. Het faciliteren van belastingontduiking is een strafbaar feit als het opzettelijk en oneerlijk gebeurt.
5.2 Krachtens de Criminal Finances Act 2017 wordt automatisch een afzonderlijk strafbaar feit gepleegd door een rechtspersoon of vennootschap wanneer de belastingontduiking wordt gefaciliteerd door een persoon die optreedt in de hoedanigheid van een “verbonden persoon” van dat lichaam. Het delict is pas bewezen als de gelieerde persoon opzettelijk en op oneerlijke wijze actie onderneemt om de belastingontduiking door de belastingbetaler te vergemakkelijken. Als de verbonden persoon de belastingontduiking per ongeluk, onwetend of onachtzaam vergemakkelijkt, dan is er geen sprake van een bedrijfsmisdrijf. Het bedrijf hoeft de belastingontduiking niet zelf opzettelijk of oneerlijk vergemakkelijkt te hebben; het feit dat de verbonden persoon dit gedaan heeft, creëert de aansprakelijkheid voor het bedrijf.
5.3 Belastingontduiking is niet hetzelfde als belastingontwijking of belastingplanning. Belastingontduiking houdt opzettelijk en oneerlijk gedrag in. Belastingontwijking is niet illegaal en bestaat uit het nemen van stappen, binnen de wet, om de te betalen belasting te minimaliseren (of belastingverminderingen te maximaliseren).
5.4 In dit beleid hebben alle verwijzingen naar belastingen ook betrekking op nationale verzekeringsbijdragen (en hun equivalenten in jurisdicties buiten het VK).

6. WAT JE NIET MOET DOEN

6.1 Het is niet acceptabel voor jou (of iemand namens jou) om:
6.1.1 zich inlaten met enige vorm van het faciliteren van belastingontduiking of buitenlandse belastingontwijking;
6.1.2 een andere persoon helpen, aanzetten, begeleiden of aanzetten tot het plegen van een belastingontduikingsmisdrijf of een buitenlands belastingontduikingsmisdrijf;
6.1.3 nalaten onmiddellijk melding te maken van elk verzoek of elke eis van een derde partij om de frauduleuze ontduiking van belasting (of het nu gaat om belasting in het Verenigd Koninkrijk of belasting in een ander land) te vergemakkelijken, of van elk vermoeden van frauduleuze ontduiking van belasting (of het nu gaat om belasting in het Verenigd Koninkrijk of belasting in een ander land) door een andere persoon, in overeenstemming met dit beleid;
6.1.4 zich bezighouden met enige andere activiteit die zou kunnen leiden tot een schending van dit beleid; of
6.1.5 een ander individu bedreigen of vergelden dat heeft geweigerd een belastingontduikingsmisdrijf of een buitenlands belastingontduikingsmisdrijf te plegen of dat bezorgdheid heeft geuit in het kader van dit beleid.

7. JOUW VERANTWOORDELIJKHEDEN

7.1 U moet ervoor zorgen dat u dit beleid leest, begrijpt en naleeft.
7.2 Het voorkomen, opsporen en rapporteren van belastingontduiking en buitenlandse belastingontwijking is de verantwoordelijkheid van iedereen die voor ons werkt of onder ons beheer staat. U dient alle activiteiten te vermijden die kunnen leiden tot, of de indruk wekken van, een schending van dit beleid.
7.3 Je moet je manager zo snel mogelijk op de hoogte stellen als je denkt of vermoedt dat een conflict met dit beleid heeft plaatsgevonden of in de toekomst kan plaatsvinden. Bijvoorbeeld als een werknemer of leverancier zonder goede reden vraagt om betaald te worden op een buitenlandse bankrekening, of als een leverancier vraagt om contant betaald te worden en aangeeft dat dit betekent dat de betaling niet onderworpen is aan btw. Verdere “rode vlaggen” die kunnen wijzen op mogelijke belastingontduiking of buitenlandse belastingontwijking worden beschreven in clausule 12.

8. HOE EEN ZORG UITEN

8.1 U wordt aangemoedigd om uw bezorgdheid over elke kwestie of verdenking van belastingontduiking of buitenlandse belastingontwijking in een zo vroeg mogelijk stadium kenbaar te maken.
8.2 Als u zich bewust wordt van enige frauduleuze belastingontduiking (of het nu gaat om belasting in het Verenigd Koninkrijk of belasting in het buitenland) door een andere persoon tijdens uw werk, of als u gevraagd wordt een andere persoon te helpen bij het frauduleus ontduiken van belasting (direct of indirect), of als u denkt of vermoedt dat er sprake is of kan zijn van frauduleuze belastingontduiking, of het nu gaat om belasting in het Verenigd Koninkrijk of belasting in het buitenland, moet u uw manager zo snel mogelijk op de hoogte stellen.
8.3 Als je niet zeker weet of een bepaalde handeling belastingontduiking of buitenlandse belastingontduiking is, bespreek dit dan zo snel mogelijk met je manager. Houd er rekening mee dat de overtreding alleen wordt begaan als je opzettelijk en oneerlijk actie onderneemt om belastingontduiking of buitenlandse belastingontwijking mogelijk te maken. Als u geen actie onderneemt, wordt de overtreding niet vastgesteld. Het opzettelijk niet melden van vermoede belastingontduiking of buitenlandse belastingontwijking, of het “door de vingers zien” van verdachte activiteiten kan echter neerkomen op het strafbaar faciliteren van belastingontduiking.

9. BESCHERMING

9.1 Personen die hun bezorgdheid uiten of de wandaden van anderen melden, maken zich soms zorgen over mogelijke repercussies. We willen openheid aanmoedigen en zullen iedereen steunen die te goeder trouw oprechte zorgen naar voren brengt in het kader van dit beleid, zelfs als ze het bij het verkeerde eind blijken te hebben.
9.2 We streven ernaar ervoor te zorgen dat niemand nadelig wordt behandeld als gevolg van:
9.2.1 weigeren deel te nemen aan, betrokken te zijn bij of het faciliteren van belastingontduiking of buitenlandse belastingontduiking door een andere persoon;
9.2.2 te weigeren een belastingontduiking of een buitenlandse belastingontduiking door een andere persoon te helpen, aan te moedigen, te begeleiden of te bewerkstelligen; of
9.2.3 het te goeder trouw melden van hun vermoeden dat een feitelijk of potentieel belastingontduikingsmisdrijf of buitenlands belastingontduikingsmisdrijf heeft plaatsgevonden of in de toekomst kan plaatsvinden.
Schadelijke behandeling omvat ontslag, disciplinaire maatregelen, bedreigingen of andere ongunstige behandeling in verband met het uiten van een zorg. Als je denkt dat je op een dergelijke manier bent behandeld, moet je de compliance manager onmiddellijk op de hoogte brengen. Als het probleem niet wordt opgelost en je bent een werknemer, dan moet je het formeel aan de orde stellen via onze klachtenprocedure, die je kunt vinden in je arbeidscontract.

10. TRAINING EN COMMUNICATIE

10.1 Training over dit beleid maakt deel uit van het introductieproces voor alle personen die voor ons werken, en indien nodig zullen regelmatig trainingen worden gegeven. Dergelijke training kan deel uitmaken van een bredere training in het opsporen en voorkomen van financiële criminaliteit.
10.2 We zorgen ervoor dat werknemers en aanverwante personen van wie is vastgesteld dat ze een risico lopen op criminele belastingontduiking, ten minste eenmaal per jaar een verplichte training over dit beleid krijgen.
10.3 Onze nultolerantieaanpak ten aanzien van belastingontduiking en buitenlandse belastingontwijking moet aan het begin van onze zakelijke relatie met alle leveranciers, aannemers en zakenpartners worden gecommuniceerd en waar nodig ook daarna.

11. INBREUKEN OP DIT BELEID

11.1 Tegen elke werknemer die dit beleid overtreedt, worden disciplinaire maatregelen genomen, die kunnen leiden tot ontslag wegens wangedrag of grove schuld.
11.2 We kunnen onze relatie met andere personen en organisaties die namens ons werken beëindigen als zij dit beleid schenden.

12. POTENTIËLE RISICOSCENARIO’S: “RODE VLAGGEN

12.1 Hieronder volgt een lijst met mogelijke rode vlaggen die kunnen opduiken tijdens uw werk voor ons en die aanleiding kunnen geven tot bezorgdheid in verband met belastingontduiking of buitenlandse belastingontwijking. De lijst is niet bedoeld als uitputtend en dient alleen ter illustratie.
12.2 Als je een van deze rode vlaggen tegenkomt terwijl je voor ons werkt, moet je dit onmiddellijk aan je manager melden:
12.2.1 u zich er tijdens uw werkzaamheden van bewust wordt dat een derde een valse verklaring heeft afgelegd of van plan is af te leggen met betrekking tot belastingen, heeft nagelaten om inkomsten of winsten bekend te maken aan of te registreren bij HMRC (of de gelijkwaardige autoriteit in een relevant rechtsgebied buiten het Verenigd Koninkrijk), een vals document heeft afgeleverd of van plan is af te leveren met betrekking tot belastingen, of een structuur heeft opgezet of van plan is op te zetten om inkomsten, winsten of activa te proberen te verbergen voor een belastingautoriteit;
12.2.2 je er tijdens je werkzaamheden achter komt dat een derde zich opzettelijk niet heeft geregistreerd voor BTW (of de gelijkwaardige belasting in een relevant rechtsgebied buiten het Verenigd Koninkrijk) of geen BTW heeft afgedragen;
12.2.3 een derde om contante betaling vraagt en/of weigert een formele commissie- of honorariumovereenkomst te ondertekenen of een factuur of kwitantie te verstrekken voor een gedane betaling;
12.2.4 je tijdens je werk te weten komt dat een derde die als werknemer voor ons werkt, vraagt om als zelfstandige contractant te worden behandeld, maar zonder wezenlijke veranderingen in hun arbeidsvoorwaarden;
12.2.5 een leverancier of andere onderaannemer bruto wordt betaald terwijl hij netto had moeten worden betaald, onder een regeling zoals de Bouwnijverheidsregeling;
12.2.6 een derde partij verzoekt om betaling naar een land of geografische locatie anders dan waar de derde partij woont of zaken doet;
12.2.7 een derde partij aan wie wij diensten hebben geleverd, verzoekt dat hun factuur aan een andere entiteit wordt gericht, wanneer wij niet rechtstreeks diensten aan een dergelijke entiteit hebben geleverd;
12.2.8 een derde partij aan wie wij diensten hebben geleverd ons vraagt om de beschrijving van de geleverde diensten op een factuur te wijzigen op een manier die bedoeld lijkt om de aard van de geleverde diensten te verhullen;
12.2.9 u een factuur ontvangt van een derde partij die niet-standaard of op maat gemaakt lijkt te zijn;
12.2.10 een derde aandringt op het gebruik van sideletters of weigert om overeengekomen voorwaarden schriftelijk vast te leggen of vraagt om contracten of andere documentatie met terugwerkende kracht op te stellen;
12.2.11 u merkt dat wij een te grote of te kleine provisie of vergoeding gefactureerd hebben gekregen, gezien de dienst die volgens opgave is geleverd;
12.2.12 een derde partij verzoekt of vereist het gebruik van een agent, tussenpersoon, consultant, distributeur of leverancier die niet gewoonlijk door ons wordt gebruikt of bij ons bekend is; en
12.2.13 een derde aan wie wij goederen hebben verkocht, verzoekt dat de waarde van de goederen (inclusief goederen die onder garantie zijn geleverd) op de factuur wordt verminderd.